Volvo recorta 10.000 horas de administración gracias a la Inteligencia Artificial

 

Con la inteligencia artificial de Microsoft como solución empresarial en la nube se pueden extraer datos de imágenes como fotografías, sellos o estampillas y traducir documentos hacia y desde múltiples idiomas. El grupo sueco calcula que el sistema de IA ahorrará más de 10 mil horas de trabajo manual

 

Utilice el sistema de Inteligencia Artificial (IA) de Microsoft Azure para agilizar el procesamiento de facturas y documentación de reclamaciones . Es la solución elegida por Volvo Group para ayudar a sus empleados y clientes en estos trámites administrativos. En particular, con Azure AI y Document Intelligence como solución corporativa en la nube, será posible extraer datos de imágenes como fotografías y sellos y traducir documentos hacia y desde múltiples idiomas .

 

Después de un período de prueba de seis semanas y un cronograma de producción de cuatro meses , Volvo ha lanzado definitivamente esta solución que, al simplificar el procesamiento de documentos y cumplir los objetivos de extracción de datos a partir de imágenes y traducción, permitirá al Grupo ahorrar más de 10.000 horas de trabajo manual por año.

 

 

Automatizar la extracción de datos críticos

“Recientemente teníamos dos escenarios en el sector de servicios y financiamiento que necesitábamos transformar y ambos tenían que ver con el procesamiento de documentos críticos internos y de cara al cliente, incluidas facturas y notas de crédito – explicó Malladi Kumara Datta , gerente de desarrollo de productos en robótica. automatización de procesos (RPA): los datos eran complejos y se presentaban en diversas formas, incluidos correos electrónicos, archivos PDF digitales y escaneados, y facturas escritas. Algunas escrituras estaban estampadas o contenían imágenes, y muchas tenían tablas de varias páginas. También había otros documentos como recibos de transporte, contratos y términos y condiciones, que complicaban aún más los procesos."

 

Los técnicos del sector de la automatización han intentado así hacer más eficiente el sistema para aprovechar mejor la información recogida y, sobre todo, extraer fácilmente datos precisos de documentos que contienen imágenes, sellos y textos impresos con notas manuscritas . El otro objetivo principal era tomar documentos en múltiples idiomas y traducir su información al idioma especificado por el equipo que lo necesitaba. «La solución no sólo requería leer los datos – subraya Datta – sino también tomar decisiones en base a ellos, incluso si era necesaria o no una traducción, y dirigir el resultado al equipo o al archivo adecuado, según la fase en cuestión. se localizó el juicio."

 

Elegir Microsoft Azure

La elección del Grupo Volvo recayó en los servicios Microsoft Azure AI y otras tecnologías de Microsoft, como Azure AI Document Intelligence , que ofrecen una gran flexibilidad.
«Los documentos se reciben a través de Microsoft Outlook – especifica Annavi Pushpalatha , administrador de RPA para la digitalización del flujo de trabajo – Luego utilizamos el conector en la nube Power Automate para Office 365 para copiar, por ejemplo, un archivo PDF determinado. Además, al utilizar Azure Data Factory , podemos preprocesar documentos para eliminar cualquier ruido de las imágenes escaneadas, rotar y secuenciar las imágenes y recortar páginas innecesarias. Al final da como resultado un archivo XML o CSV , dependiendo de a qué división de Volvo Group se enviará. Después del ciclo de vida de la automatización, los archivos se eliminan del almacenamiento y se registran en un sistema designado".

Volvo también utilizó Power Automate para crear una tabla de datos en SharePoint que resumía los tiempos de procesamiento de cada documento. Luego, la información se conectó a un informe de Power BI para realizar un seguimiento de métricas como el tiempo de procesamiento promedio, el tiempo de rendimiento (es decir, la cantidad de procesos enviados en una unidad de tiempo) y la tasa de éxito de la automatización.

 

Del piloto de 6 semanas a la producción de 4 meses

«Trabajando con Microsoft y la Unidad de Éxito del Cliente, hemos pasado de un período de prueba de seis semanas a un cronograma de producción de cuatro meses – continúa Pushpalatha – Hemos implementado la solución en varios mercados hasta ahora, pero se planean más implementaciones y nuevas características. que ofrecen aún más posibilidades de preprocesamiento y automatización".
Desde el inicio del experimento, se han ahorrado aproximadamente 850 horas de trabajo manual al mes .

Entre las ventajas adquiridas destacan el ahorro de tiempo , la mejor calidad y el feedback positivo de los empleados , "que tienen más tiempo para centrarse en la innovación y en tareas relacionadas con sus habilidades específicas".