¿Qué es el albarán de entrega? | Definición e Importancia

¿Sabías que existe un documento especialmente creado para validar la entrega o recepción de mercancía?, ese documento es el albarán y el día de hoy te contaremos qué es, para qué sirve, sus tipos y su gran importancia en el comercio entre empresas.

¿Cuál es la definición del albarán?

Cuando hablamos de un albarán nos referimos a un documento de carácter mercantil. Este representa en sí una confirmación de que un cliente ha recibido el pedido enviado por un vendedor. En otras palabras, es un documento que deja constancia de la correcta entrega de determinados productos de un vendedor a su respectivo comprador.

¿Quiénes intervienen en un albarán?

Para que un albarán sea elaborado y validado debe contar con la intervención de los dos elementos fundamentales de toda transacción mercantil de compra/venta:

• Proveedor o Vendedor: Es quien ofrece por concepto de venta un producto o servicio, es además el encargado de la creación del albarán donde irán detalladas las condiciones acordadas con el vendedor así como el presupuesto para la transacción.
• Cliente o Comprador: Es quien ha solicitado un producto o servicio bajo el concepto de compra y es el responsable de firmar el albarán, para así validarlo, una vez sea emitido por el proveedor. Este solo debe será firmar si el producto que recibe cumple con todas las condiciones antes pautadas con el vendedor.

Tipos de albaranes

Hay dos principales tipos de albaranes diferenciados por su función y los datos que refleja, estos dos tipos son los siguientes:

Albarán valorado

Su principal característica es que debe contener el valor monetario total de cada producto o servicio que se ha de vender, así como también los descuentos aplicados, el monto total con el IVA incluido además de las cantidades exactas acordadas en la transacción. Al emitirse un alabarán valorado, la factura deja de ser un requisito indispensable generalmente

Siempre debe adjuntarse junto al lote del producto entregado y aunque contiene datos de montos totales de facturación e impuestos de valor agregado, este documento es únicamente informativo, es decir, no se trata de un documento con efecto tributario.

Puede emitirse también a modo de muestra de presupuesto en caso de que el cliente requiera un estimado de lo que le costaría la adquisición de la mercancía, de esta forma puede tener en claro los costos de facturación, envío e IVA además de cada producto antes de concretar la compra y solicitar la factura.

Albarán sin valorar

En la elaboración de un albarán sin valorar se describe a detalle la cantidad de productos y características como: dimensiones, peso, volumen e incluso fecha de caducidad en caso de tratarse de alimentos. No siempre se deben colocar tantos datos, todo dependerá de la cantidad de información que requiera el cliente o la agencia de encomiendas encargada del transporte.

A diferencia del albarán valorado, aquí no se incluyen datos económicos sobre los productos que entran o entrarán en la negociación. Cuando se emite este tipo de albarán es obligatorio también emitir la factura pues es el comprobante de pago de la transacción entre cliente y proveedor.

Un albarán sin valorar es de muchísima utilidad para los departamentos de logística pues facilita mucho los procesos de conteo e inspección y análisis de cada lote de mercancía. Comúnmente se utiliza este documento como un soporte de una factura para evitar atrasos en los pagos por conceptos de compras a crédito.

Diferencias entre albarán y factura

La principal diferencia entre un albarán y una factura es que el primero en cuestión es un tipo de documento netamente mercantil y conocido además como documento de entrega lo que quiere decir que su función principal es servir de confirmación de que un cliente ha recibido satisfactoriamente su pedido

La segunda gran diferencia es que los albaranes no siempre son obligatorios en todo proceso de compra-venta, en cambio las facturas son documentos con efectos tributarios que deben ser emitidas con obligatoriedad al realizar cualquier transacción mercantil.